Rapat Tinjauan Manajemen Universitas Darussalam Gontor Tahun Akademik 2023-2024

           

 

Pada hari Sabtu, 7 Sya’ban 1445 H yang bertepatan dengan tanggal 17 Februari 2024 M, Universitas Darussalam Gontor menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebagai bagian dari pengendalian dalam siklus PPEPP SPMI. Acara ini diadakan di Hall Center of Islamic and Occidental Studies (CIOS).

Penyelenggaraan manajemen perguruan tinggi yang paling dasar adalah memperhatikan kesehatan oraganisasi, untuk selanjutnya dijalankan dengan prinsip peningkatan secara berkelanjutan (Continuous Improvement). Oleh karena itu setiap organ perguruan tinggi dipastikan menjalankan tugas pokok dan fungsinya sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing. Selain itu, penyelenggaran perguruan tinggi secara sistemik dan terprogram sudah semestinya untuk terus ditingkatkan mutunya.

Rapat Tinajuan Manajemen (RTM) adalah mekanisme kontrol terhadap berjalannya manajemen atau pengelolaan di sistem penyelenggaraan perguruan tinggi. Dalam siklus sistem penjaminan mutu, RTM adalah kegiatan WAJIB setelah AMI, yang berujud kegiatan “pengendalian”, dalam arti penanganan lebih lanjut atas adanya kekurangan, kelemahan, mungkin malah mis-manajemen, sekaligus upaya perbaikan/peningkatan berupa “program kerja” ke depan.

Dalam siklus SPMI atau PPEPP [Penetapan/perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan], agenda AMI [Audit Mutu Internal] merupakan ujud dari pelaksanaan “Evaluasi”. Sementara agenda “Rapat Tinjauan Manajemen” [RTM] merupakan ujud dari pelaksanaan “Pengendalian”. Dengan demikian, RTM adalah tahap lanjutan dari AMI.

RTM di UNIDA dilaksanakan secara berjenjang, yaitu ; pertama, terdiri dari: RTM per-Fakultas dengan melibatkan prodi-prodi di bawah manajemennya, dan RTM Satuan Kerja per-Bidang WR; Jenjang kedua, RTM Universitas dengan melibatkan UPPS dan Utusan Saker dihadiri oleh Rektor, para WR, Deputi WR,  dan BPM selaku panitia

Kegiatan utama dari RTM adalah melaksanakan RAPAT atau SIDANG dengan agenda mengidentifikasi “temuan” AMI sehingga temuan AMI itu menjadi isu Fakultas/UPPS dan atau sampai menjadi isu Universitas.

Selain itu, RTM juga membahas isu lainnya, seperti hasil survey kepuasan, capaian kinerja, tindak lanjut dari temuan RTM sebelumnya, dll, yang mana dari bahan2 itu akan melahirkan rekomendasi dalam bentuk Program/Rencana Tindak Lanjut [follow up], baik pada aras Fakultas maupun pada aras Universitas.

Penyelenggaraan RTM mesti dibuktikan dengan adanya laporan RTM dan laporan SPMI Fakultas dan Universitas. Jika seluruh tahap dilalui dg benar, maka siklus SPMI/PPEPP terbukti telah dilaksanakan dengan sempurna.

RTM Fakultas dilaksanakan oleh tiap-tiap Fakultas; Dekan sebagai pimpinan sidang, dan dihadiri oleh para Wadek, kaprodi, sekprodi, KaBag TU Fakultas, UPM dan GPM serta undangan lainnya.

Maksud RTM Fakultas adalah mengangkat temuan AMI Prodi menjadi isu Fakultas, sedangkan RTM Satker adalah mengangkat temuan AMI Satker menjadi isu Bidang WR. Dengan harapan, potensi perbaikan dapat diidentifikasi lingkup dan aras “potensi perbaikan” dan besaran sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaian.

Tujuan RTM Fakultas dan Satker adalah

  • Dapat teridentifikasi dan terumuskannya saran tindak lanjut, untuk menjadi salah satu bahan yang mesti dibahas pada RTM Universitas;
  • Dapat terumuskan program kerja yang harus dimasukkan dalam RKAT, sesuai dengan lingkup kerja dan aras masing-masing.

RTM Satuan Kerja [Satker] dilaksanakan secara bersama untuk tiap bidang WR, yang mana:

a). Satker dalam Koordinasi WR I ada 5 satker

b). Satker dalam Koordinasi WR II ada 5 satker

c). Satker dalam Koordinasi WR III ada 4 satker

Inti kegiatan RTM Satker adalah sidang atau rapat, yang minimal ada 2 sesi, yaitu:

  • Sidang sesi 1: Pemaparan dan Rekap temuan AMI dengan pengelompokan mana yang temuan mayor, minor, dan observasi, disertai saran penyelesaian [tindak lanjut];
  • Sidang sesi 2: Penentuan Rencana Tindak Lanjut berikut “siapa” penanggungjawab dan pelaksanannya serta estimasi waktu penyelesaian.

Setelah RTM Fakultas dan RTM Satker, harus dilanjutkan dengan RTM Universitas.

RTM Universitas merupakan rapat tertinggi dalam sistem manajemen mutu yang dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk meninjau ketercapaian kinerja sistem secara menyeluruh di tingkat Universitas. Secara hierarki RTM dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen. Kegiatan rapat tinjauan manajemen menjadi sangat penting dalam sistem manajemen mutu, karena di dalamnya dibahas sejumlah isu strategis dan “program kerja” sebagai konsekuensi dari evaluasi dan monitoring yang dilakukan oleh masing-masing lini manajemen di UNIDA Gontor.

RTM Universitas dipimpin oleh Rektor, yang dihadiri oleh Para Wakil Rektor, para Deputi Wakil Rektor, dengan peserta: Para Dekan Fakultas/Direktur Pascasarjana, para Wadek/Wadir, Kaprodi dan Sekretaris Prodi, serta Kepala Satuan Kerja. Selain itu juga diundang sebagai undangan kehormatan, Ketua Senat Universitas, dan Ketua YPTD.

RTM Universitas, umumnya dilaksanakan selama 2-3 hari, namun RTM kali ini dilaksanakan dengan beberapa penyederhanaan sebagaimana susunan acara terlampir.

Hadir dalam RTM ini Ketua Yayasan Perguruan Tinggi Darussalam Gontor , Ketua Senat Universitas Darussalam Gontor (diwakili oleh sekretaris senat), Rektor beserta Wakil Rektor I, II, dan III, dekan dan wakil-wakil dekan, kaprodi-kaprodi, serta ketua-ketua satuan kerja. Kehadiran mereka sangat penting dalam memastikan bahwa semua aspek manajemen universitas dapat dievaluasi secara komprehensif dan keputusan-keputusan strategis dapat diambil secara bersama-sama.

Dalam agenda RTM Universitas ini, beberapa item yang menjadi materi dan pokok pembahasan meliputi:

  1. Overview dan Orientasi agenda RTM;
  2. Orientasi Pengembangan Kelembagaan (Statuta & Ortaker);
  3. Arah Kebijakan Program Universitas 2024;
  4. Tindak Lanjut Hasil RTM Tahun 2022 (Capaian);
  5. Pembahasan hasil Audit Mutu Internal 2023;
  6. Umpan Balik dari hasil Survei [Edom, Tracer Study, Keluhan [?]);
  7. Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk Hasil Kinerja [berbasis e-kinerja]
  8. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Penjaminan Mutu (Eksternal: permendikbudristek No 53 Tahun 2023, dll);
  9. Rekomendasi untuk peningkatan perbaikan;
  10. Perubahan dan pengesahan dokumen hasil rekomendasi RTM;
  11. Sinkronisasi rekomendasi hasil RTM dengan proyeksi RKAT Universitas Tahun Akademik 2024;

Panitia pelaksana RTM terdiri dari unsur sekretariat rektorat dan Badan Penjaminan Mutu (BPM). Mereka bertanggung jawab dalam memastikan kelancaran seluruh rangkaian acara RTM, mulai dari persiapan hingga pelaksanaan. Keterlibatan panitia ini sangat vital dalam menjamin bahwa RTM berjalan dengan baik dan menghasilkan output yang bermutu:

  1. Dengan terselenggaranya RTM Universitas ini, siklus PPEPP terimplementasi secara total dengan mekanisme khas SPMI, sesuai dengan tahap-tahapannya.
  2. Beberapa permasalahan Satuan Kerja dan Fakultas yang berskala universitas dapat terakomodir dan diangkat menjadi isu universitas, untuk selanjutnya mendapat tindak lanjut dalam bentuk program kerja universitas.
  3. Tersusunnya dokumen Laporan RTM Satker, RTM Fakultas, dan RTM Universitas.
  4. Tersusunnya dokumen Laporan SPMI Fakultas dan Laporan SPMi Universitas
  5. Terbitnya dokumen kontrak kinerja Universitas dengan penanggungjawab dan pelaksana yang definitive.

Secara bersama-sama, terus terbangun komitmen untuk terciptanya budaya mutu di lingkungan Unida Gontor, baik di tingkat pimpinan badan penyelengara, pimpinan universitas dan fakultas, pengelola prodi, pelaksana penjaminan mutu, hingga akhirnya semua civitas akademika Unida Gontor

Jalannya acara RTM berlangsung dengan lancar dan mendapat apresiasi yang baik dari para hadirin. Hadirin sangat antusias mengikuti acara ini dari awal hingga akhir. Dari RTM ini diharapkan akan lahir langkah-langkah strategis yang akan membawa Universitas Darussalam Gontor menuju prestasi yang lebih gemilang di masa depan di ranah internasional.

Facebook
Twitter
LinkedIn